Was ist die Wareneingangskontrolle?
Wenn eine Privatperson ein Päckchen durch die Post zugestellt wird, findet im kleinen Umfang auch eine Wareneingangskontrolle statt. Das Päckchen wird angenommen und auf Schäden überprüft, der Paketzusteller erhält seine Unterschrift und anschließend wird die Qualität des bestellten Produktes kontrolliert. Schäden können anschließend reklamiert werden.
Auch in der Lagerhaltung ist eine Wareneingangskontrolle enorm wichtig. Selbstverständlich läuft diese in einem größeren Umfang ab. Umso wichtiger ist eine strukturierte Vorgehensweise. Sobald Waren das Lager erreichen, müssen diese angenommen werden. Dies gilt für bestellte Produkte, als auch für Kundenretouren.
Laut Handelsgesetzbuch (HGB) sind Kaufleute sogar verpflichtet, eine Wareneingangskontrolle durchzuführen. In §377 des Handelsgesetzbuchs steht nämlich, dass „der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung durch den Verkäufer […] zu untersuchen [hat]“. Die Ware muss sofort bei Eingang auf Schäden und Vollständigkeit überprüft werden. Sobald die Ware angenommen ist, gilt diese als genehmigt und eine spätere Reklamation ist nur schwer möglich.
Beim Prozess der Wareneingangskontrolle gilt es strategisch vorzugehen, um Fehler zu vermeiden.
Welche Aufgaben gehören zur Wareneingangskontrolle?
Beim Wareneingang im Lager wird die Ware zunächst entladen, anschließend findet die erste Kontrolle statt. Danach wird die Ware ausgepackt, sortiert und an das Lager überreicht. Die Wareneingangskontrolle gehört somit zu den ersten Schritten bei einer Warenannahme im Wareneingang.
Bei der Wareneingangskontrolle sollte wie folgt vorgegangen werden:
Lieferanzeige: Frachtbrief oder Lieferschein
- Kontrolle von Absender und Empfänger: Im ersten Schritt wird kontrolliert, ob die Lieferung an die richtige Adresse geliefert wurde und für dieses Lager bestimmt ist
- Kontrolle des Lieferscheins: Anschließend wird überprüft, ob die Ware überhaupt bestellt wurde. Auch die Art der Ware und die Anzahl der Produkte werden mit dem Lieferschein abgeglichen.
- Äußere Kontrolle der Ware: Danach wird die Stückzahl (Colli-Zahl) überprüft und die Verpackung wird auf Transportschäden kontrolliert.
- Innere Kontrolle der Ware: Im letzten Schritt der Wareneingangskontrolle wird die Ware auf ihre Qualität und Funktionsfähigkeit überprüft. Hierbei können Stichproben vorgenommen werden oder die gesamte Ware überprüft werden.
Die ersten Kontrollen finden im Beisein des Frachtführers statt. Fehler, Mängel oder Transportschäden werden auf dem Frachtbrief oder dem Lieferschein vermerkt. Erst nach einer vollständigen äußeren Kontrolle erfolgt die Rückgabe des Transportscheins als geprüft an das Transportunternehmen. Schadensmeldungen können direkt an das Transportunternehmen weiter gegeben werden. So kann eine Nachlieferung bereits sichergestellt werden.
Die innere Kontrolle findet meist im Wareneingangsbereich des Lagers in Form einer Qualitätskontrolle statt. Eine sofortige Überprüfung der Qualität und Dokumentation von Mängeln ist sinnvoll, da die Fristen zur Reklamation eingehalten werden müssen. Nur durch Einhaltung des Beanstandungszeitraums gilt der Rechtsanspruch zur Beschwerde.
Bei Lebensmitteln ist die Wareneingangskontrolle besonders gründlich durchzuführen. Hierbei muss auch darauf geachtet werden, dass zum Beispiel die Kühlkette bei zu kühlenden Produkten nicht unterbrochen wurde, dass das Mindesthaltbarkeitsdatum den Mindestanforderungen entspricht, dass alle Hygieneregeln beachtet wurden und dass die Verpackung einwandfrei ist.
Durch einen Scanner kann die Wareneingangskontrolle erleichtert und beschleunigt werden. Dadurch reduziert sich auch die Fehlerquote.
Was geschieht nach der Wareneingangskontrolle?
Nach der Wareneingangskontrolle wird die Ware angenommen und ein Wareneingangsschein erstellt. Die Ware wird im Buchungssystem erfasst. Dadurch erhöht sich der Bestand im Lager. Dabei ist darauf zu achten, dass die tatsächliche Menge der Lieferung erfasst wird und nicht die Menge auf dem Lieferschein, denn diese kann fehlerhaft sein. Anschließend wird der Lagerort bestimmt. Dabei sollten die Lagerprinzipien des Lagers beachtet werden und der Lagerort, sowie auch die Menge sorgfältig kontrolliert und erfasst werden. Hierbei ist es hilfreich, eine Software zu verwenden. Abschließend wird die Ware an ihren vorgesehenen Lagerort transportiert.
Warum ist Wareneingangskontrolle so wichtig?
Durch eine sorgfältige Wareneingangskontrolle können Schäden an der Verpackung oder eine fehlerhafte Lieferung sofort erfasst und reklamiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass eine fristgerechte Schadensersatzmeldung an den Lieferanten erfolgen kann. Zu einem späteren Zeitpunkt sind diese oft nicht mehr möglich, es sei denn, es liegt eine arglistige Täuschung vor.
Auch eine gewissenhafte Qualitätskontrolle der Ware gehört zu den Aufgaben der Wareneingangskontrolle. Dadurch können Retouren durch den Kunden vermieden und somit Kosten im Retourenmanagement eingespart werden. Zudem leidet beim Versenden von schadhafter Ware auch das Image des Unternehmens. Durch einwandfreie Produkte kann dem Imageverlust vorgebeugt werden. Mit der Wareneingangskontrolle ist der erste Schritt zu zufriedenen Kunden getan.
Im Rahmen unserer Lagerlogistik beraten wir Sie gerne über den Prozess des Wareneingangs. Wir sind Profis auf dem Gebiet der qualitativen Eingangskontrolle, wenden Sie sich an uns.