Out-of-Stock

Man erlebt solche Situationen sowohl als Einzelperson im Supermarkt oder aber auch als Unternehmen – die Situation des Out-of-Stock, welche häufig auch Regallücke genannt wird. In der Out-of-Stock Situation ist der gewünschte Artikel beim Händler oder im eigenen Unternehmen nicht verfügbar oder nicht in ausreichender Anzahl.

Es kann auch vorkommen, dass man im eigenen Unternehmen ein Out-of-Stock vorfindet, weil Kunde A zum Beispiel zehn Einheiten eines Produkts bestellt hat, man am Regal aber bemerkt, dass nur noch acht davon da sind. Dann kann der Kauf nicht zu den gewünschten Bedingungen zustande kommen.

Und genau das ist eine Situation, die man als Unternehmen natürlich dringend vermeiden sollte. Denn kommt ein Kauf nicht zustande, ist das im ersten Moment eine Umsatzeinbuße, langfristig belastet man damit die gute Kundenbeziehung.

Deshalb gibt es natürlich auch Möglichkeiten ein Out-of-Stock zu vermeiden, in dem man das passende Konzept, die richtige Quote und ein funktionierendes System bereithält.

Welche Folgen hat das Out-of-Stock?

Neben der schon benannten Folge des Out-of-Stock, wegen dessen Einnahmen und Kunden verloren gehen können, gibt es auch andere Folgen. Zusätzlich bedeutet der Out-of-Stock aber auch einen direkten Anstieg der Logistikkosten. Denn durch Lagerkonzepte wie das Just-in-Time oder auch Cross-Docking sind Unternehmen darauf bedacht möglichst hohe Lagerkosten einzusparen. Umso mehr man nun vorrätig lagert, desto höher fallen die Kosten für die Lagerhaltung aus. Dem Out-of-Stock könnte man also mit einer höheren Lagerkapazität vorbeugen, was aber nicht unbedingt sinnvoll ist, da auch diese Mehrzahl an Produkten verkauft werden muss. Solange sie eingelagert werden, verursachen sie nur höhere Kosten. Leere Regale verursachen allerdings ebenso Kosten und sollten vermieden werden.

Schon angedeutete Folgen sind die Zielwert- und Subjektivwertverluste. Denn hat man das Produkt nicht oder in zu geringer Menge verfügbar, wird der Verkaufsvorgang nicht beendet (Zielwert) und der Kunde wird bei den Mitbewerbern einkaufen. Das wiederum ist der subjektive Wert. Darauf folgt ein Imageschaden, der beim Kunden einen Vertrauensverlust darstellen kann, was wiederum ein subjektiver Wert ist.

Deshalb sollte man zur Erreichung des Zielwerts und des subjektiven Werts möglichst die Out-of-Stock Situationen vermeiden.

Wie kommt es zum Out-of-Stock?

Eine Out-of-Stock Situation kann verschiedene Gründe und Ursachen haben. Manche davon kann man selbst beeinflussen, von anderen Dingen ist man als Unternehmen letztlich auch abhängig.

Plötzlicher Anstieg der Nachfrage

Ein Grund für eine Out-of-Stock Situation kann eine plötzlich gestiegene Nachfrage nach einem Produkt sein. Sei es ein neuer Trend, der zum Kauf anregt oder eine bestimmte Jahreszeit bzw. ein Fest wie Weihnachten, an dem ein neuer Trend die vorherige Verkaufsplanung, die Lead Time, übersteigt.

Schlechte Planung

Eine schlechte Planung des Bedarfs führt häufig zu einem Out-of-Stock. Hierbei kann es sein, dass die Bedarfsprognose aufgrund der vielen hierfür notwendigen Variablen falsch eingeschätzt wurde. Bei der richtigen Bedarfsplanung spielen Faktoren wie die Saisonalität, Liefer- und Stichtage und auch die bisherige Verkaufsstruktur eine tragende Rolle. All diese Punkte müssen richtig analysiert werden, um eine gute Bedarfsplanung vorzulegen.

Fehlender Überblick über die eigene Lagermenge

Es ist sehr ärgerlich, kommt aber immer wieder vor, dass ein Out-of-Stock eintritt, weil man einen fehlenden Überblick über die eingelagerten Produkte und Mengen hat. Hier kann eine Lagerverwaltungssoftware allerdings bereits Abhilfe schaffen.

Lieferkettenprobleme

Mittlerweile wissen wir um die Wichtigkeit von Lieferketten Bescheid. Werden diese unterbrochen, weil entweder Transportwege erschwert sind oder der Lieferant selbst nicht an das notwendige Fertigungsmaterial gelangt, ist ein Out-of-Stock eine rasche Folge. Ebenso kann es auch bei der Lieferkette zu menschlich verschuldeten Situationen kommen, die für eine Verzögerung sorgen.

Die Out-of-Stock Quote

Die sogenannte Out-of-Stock Quote ist ein Prozentwert, der den Anteil aller nicht verfügbaren Artikel gemessen an deren Gesamtzahl ausdrückt. Umso geringer die Quote ausfällt, desto besser für das Unternehmen.

Beispiel:

Unternehmer A betreibt einen Shop für bedruckte T-Shirts. Im Vorweihnachtsgeschäft liefert er wöchentlich 40.000 T-Shirts aus. Allerdings kann er aufgrund von Materialengpässen jede Woche 1.000 T-Shirts nicht fristgerecht versenden. Seine Out-of-Stock Quote berechnet sich wie folgt:

1.000 x 100% / 40.000 = 2,5 %

Die Out-of-Stock Quote beträgt also 2,5 %.

Wie vermeidet man den Out-of-Stock

Zur Vermeidung eines Out-of-Stock kann man verschiedene Strategien anwenden. Diese müssen natürlich immer zu den Unternehmensprozessen und den eigenen Zielen passen.

Durchführung einer Bedarfsprognose

Die Bedarfsprognose sollte immer ein wichtiger Bestandteil sein, allerdings muss diese korrekt angewandt werden. Mithilfe von Softwarelösungen kann man einen Produktlebenszyklus besser identifizieren und vorausplanen. Gleichzeitig kann man verschiedene Auftragshöhepunkte und -spitzen wegen Feiertagen oder Saisonprodukten berücksichtigen.

Allerdings sollte die Prognose immer nur für einen realistischen Zeitraum getätigt werden, da die Zukunft nicht gut vorherzusagen ist.

Lieferketten vernetzen und verbessern

Mithilfe von Computeranwendungen kann man Logistikprozesse sinnvoll steuern und im Bedarfsfall auch verbessern. Da die Logistik aber ein breites Feld beinhaltet und deren Prozesse hochkomplex sind, werden meist mehrere Systeme zur Steuerung gleichzeitig eingesetzt. Oftmals macht es Sinn ein ERP (Enterprise Ressource Planning) zu implementieren, was eine Lagerverwaltungssoftware ergänzen kann.

Das Ziel bei der Vernetzung und Verbesserung der Lieferkette muss es immer sein, möglichst früh Probleme zu erkennen und zu beseitigen. Mithilfe der Software hat man eine bessere Kontrolle über die Waren in-Stock und man kann auch menschliche Fehler besser vermeiden.

Ein funktionierendes Bestandsmanagement

Natürlich muss man seine Bestände regelmäßig kontrollieren und überwachen. Gehen Artikel aus, müssen diese auch wieder schnellstens beschafft werden. Mithilfe wichtiger Indikatoren wie der Lagerreichweite, des Lagerumschlags oder auch der Lagerplatzbelegung können notwendige zu kaufende Mengen besser abgeschätzt werden.

Zusätzlich sollte man zur Vorsorge etwaiger Lieferkettenprobleme oder Mehrbestellungen immer einen Warensicherheitsbestand mit einkalkulieren. Aber Vorsicht: Dieser darf natürlich auch nicht überdimensioniert werden, da sonst die Lagerkosten unnötig steigen.

Automatisierung von Prozessen und Digitalisierung des Lagersystems

Mithilfe der Automatisierung aller logistischer und intralogistischer Prozesse kann man viele Komponenten, die ein Out-of-Stock bedingen, überwachen und auch vermeiden. Verlust von Ware kann auch auf schlechte Lagerhaltung, Diebstahl oder fahrlässigen Umgang zurückgeführt werden. Stellt man hingegen auf ein automatisiertes System um, können solche Fehler besser vermieden werden.

Mithilfe von Maschinen und der entsprechenden Technik kann man auch Lagerprinzipien wie das FIFO- oder LIFO-Prinzip umsetzen. Auch diese unterstützen eine Verbesserung.

Mit der richtigen Lagerverwaltungssoftware hat man gleichzeitig eine automatische Kontrolle über die Waren und Daten werden schnellstens an alle wichtigen Stellen übermittelt.